هناك سبعة مبادئ هامة في الفهرسة، خمسة منها تشترك فيها جميع أنواع المداخل كالآتي:
1. تعدد المآتي multiple approach: حقيقة أساسية بأن المواد يمكن الوصول إليها عن طريق: المؤلف، والعنوان، والموضوع، والسلسلة، الخ. وهذا ما يجب على المفهرس أن يضعه في حسابه دائما عند فهرسة المواد.
2. المدخل الفريد unique entry: مبدأ إنشاء مدخل للمواد تحت رأس اختير (من بين عدة خيارات) لشخص، أو موضوع، أو هيئة، الخ. ثم إنشاء إحالات من الكلمات الأخرى (الخيارات الأخرى) أو البدائل.
3. الارتباط المتحتم invetable association: المبدأ الذي يطبق على أي اسم، سواء كان ذلك اسم شخص، أو عنوان كتاب، أو اسم هيئة، أو مجلة، الخ. بحيث يحتوي ذلك الاسم على كلمة يتحتم تذكرها بواسطة أي فرد يسأل عن اسم الشخص، أو الكتاب، أو الموضوع، أو الهيئة، أو المجلة. وهذا المبدأ يحتم أن يكون المدخل الذي اختير لهذا الاسم هو الكلمة التي يتحتم تذكرها.
4. الارتباط الاحتمالي probable association: مبدأ اختيار الرأس لمدخل الفهرس (سواء كان اسم فرد، أو موضوع، أو مكان، أو هيئة، الخ.) الذي يحتمل أن يبحث تحته معظم الباحثين.
5. المدخل المحدد specific entry: مبدأ اختيار مدخل في الفهرس تحت موضوع محدد وذلك لتمييزه عن المدخل الذي يكون تحت رأس موضوع واسع على شرط أن يكون مساويا في تخصصه ويتلائم مع محتويات المادة. وهذا هو المبدأ في تحديد الموضوعات في الفهارس القاموسية أو الموضوعية أو المصنفة.
كما أن هناك مبدآن يتعلقان بوصف المادة :
1. الوصف الملائم adequate description: مبدأ توفير المعلومات الكافية للقارىء في مداخل الفهارس حتى يستطيع القارىء اختيار المطبوع المناسب.
2.
الوصف الموجز
concise description:
مبدأ يستخدم لتفادي التكرار أو إضافة معلومات غير ضرورية في بطاقة الفهرس.