البيانات المرجعية الثابتة الموجودة في الملف الأساسي  data master file  في قاعدة البيانات، والتي لا تتغير، مثل اسم العامل وتاريخ ميلاده وتاريخ تخرجه ومكان مولده. وهذه البيانات ثابتة أو أساسية، وقلما تتغير. أما عدد أيام غياب الموظف، مثلا، فهي بيانات متغيرة لاتندرج ضمن البيانات الأساسية للعاملين.